はじめに
スクールや教育施設では、教材や機材の貸し出しが日常的に行われています。しかし、貸出管理がうまくいかないと、生徒の満足度が下がり、スクールの魅力が低下してしまう可能性があります。そこで今回は、貸出管理の重要性と、その成功のためのポイントを解説します。効果的な貸出管理を実現し、生徒の満足度をアップさせることで、スクールの魅力も倍増させましょう。
貸出管理がスクールに与える影響
1. 生徒満足度への影響
適切な貸出管理が行われていると、生徒は必要な教材や機材をスムーズに利用できます。反対に、管理が不十分だと貸出物が不足し、学習の妨げになることも。生徒の学習環境を整えるためにも、貸出管理は欠かせません。
2. スタッフの業務効率
貸出管理が効率的に行われていれば、スタッフの負担も軽減されます。手作業での管理は時間がかかりミスも起こりやすいため、システム化することで業務効率が向上し、生徒対応にも余裕が生まれます。
3. スクールの信頼性向上
貸出物の紛失や返却遅延が減少すれば、生徒や保護者からの信頼も向上します。信頼性の高いスクールは口コミでの評判も良くなり、新規生徒の獲得にもつながります。
貸出管理成功のためのステップ
1. 現状の課題を洗い出す
まずは、現在の貸出管理方法の課題点を明確にしましょう。紛失が多い、在庫状況が把握できていない、手続きに時間がかかるなど、具体的な問題をリストアップします。
2. 貸出管理システムの導入
課題を解決するために、貸出管理システムの導入を検討しましょう。バーコードやQRコードを活用したシステムなら、貸出・返却手続きを迅速かつ正確に行えます。
3. スタッフへのトレーニング
システムを導入したら、スタッフ全員が使いこなせるようにトレーニングを実施します。操作方法やトラブル対応などを共有し、チーム全体でスムーズな運用を目指します。
4. 生徒への周知とガイドライン作成
生徒にも新しい貸出手続きについて周知し、ルールやマナーを伝えます。明確なガイドラインがあれば、生徒自身も自律的に貸出・返却を行うようになります。
5. 定期的な見直しと改善
運用開始後も定期的に状況をチェックし、問題点があれば改善を図ります。生徒からのフィードバックも集め、より良い貸出管理を目指しましょう。
おすすめの貸出管理システム「カシカン」
効果的な貸出管理を実現するために、多くのスクールで導入されているのが「カシカン」という貸出管理システムです。
「カシカン」の特長
- 簡単操作：直感的なインターフェースで、パソコンが苦手なスタッフでもすぐに使えます。
- リアルタイム管理：貸出状況や在庫がリアルタイムで確認でき、迅速な対応が可能です。
- クラウド対応：クラウドベースなので、場所を選ばずアクセスでき、複数拠点での利用も簡単です。
無料から使える
「カシカン」は無料で登録して機能を試すことができます。是非一度試して、その便利さを実感してみてください。
主な機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
4. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
5. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
カシカンは他にも、検索機能を活用して登録済み備品を簡単に探し出せたり、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールも設定できます。
まとめ
貸出管理はスクール運営において重要な要素であり、その改善は生徒満足度の向上につながります。適切なシステムを導入し、効率的な管理を実現することで、スクールの魅力を倍増させましょう。「カシカン」のような信頼性の高い貸出管理システムは、その強力なサポートとなります。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
