クラウド型備品管理システムを使うメリットとは？
社内の備品を適切に管理することで、コストの削減や社員の仕事へのモチベーション・業務効率の向上など、様々なメリットを得ることが出来ます。しかし、一つ一つの備品を正確に管理することは難しく、備品の数や利用者の増加にともなって、さらに大変になっていきます。
今回の記事では、そんな備品管理においての主な課題を4つ挙げ、その解決法と、無料で使えるクラウド型備品管理システムについて、ご紹介していきます！
備品管理においての4つの課題
1. 備品の利用状況の確認
社内にはどんな備品を所有しているか把握することや、どの備品が誰に貸出中で、どの備品が返却済みなのか、などの管理は備品の数や利用者が増えるにつれて、大変になっていきます。
2. 備品の予約・貸出・返却管理
備品の予約が重複していないかの確認や、備品・利用者ごとの貸出・返却予定日の把握、返却が遅延している場合の対応、これらの管理を正確に行うことは非常に大変です。
3. 備品の登録や更新作業
社内に新しい備品を登録する時や、備品の情報を更新する作業も大変で、社員が新しく追加して欲しい備品のリクエストを受け付けることも必要になってきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、在庫管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめのクラウド型備品管理システム
以上の4つの課題を解決するには、備品ごとに管理者を設定したり、備品の貸出・返却の際に貸出簿や社内チャットで報告する、などの方法があります。ですが、これらの方法では、大切な備品を不正に利用されてしまったり、ヒューマンエラーの発生に繋がってしまう可能性があります。
そこで、おすすめしたいのが「備品管理システム」の導入です！備品管理システムを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、管理業務をシステムに手助けしてもらうことで、ストレスやコストの削減、業務全体の効率化などのメリットが期待できます。
とはいえ、どの備品管理システムが自社に合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかるコストが心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのクラウド型備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の備品管理システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の備品管理に役立つ機能や、他の備品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンの機能をご紹介！
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した貸出管理
カシカンでは、QRコードを活用して貸出管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
カシカンは他にも、検索機能を活用して登録済み備品を簡単に探し出せたり、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールも設定できます。
カシカンを使うメリットって？
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品管理システムの導入・運用にかかるコストの例を挙げると、システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費は無料でも、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうシステムもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
備品管理システムの中には、スマートフォンから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅でもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
4. グループを作り、備品のシェアリングが出来る
カシカンでは、グループを作ることで社内で備品の共有ができたり、グループの管理者から利用者全員へのお知らせができます。
まとめ：カシカンで備品管理がラクラクに！
今回は、クラウド型備品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
