持ち出し管理を簡単にする方法とは？
持ち出し管理を行う場面は、ボールペンなどの文房具や、スマートフォンなどの電子機器、工具や家具類、オフィス備品など、様々なモノの貸し借りに必要になります。持ち出し管理を適切に行うことで、資産の把握・保護や情報漏えいの防止、業務効率の向上などのメリットが望めます。ですが、持ち出し管理は貸し出すモノの種類や利用者数の増加につれて、大変になっていきます。
今回は、持ち出し管理業務の大変なことを4つ挙げ、その解決法と業務の手助けをする、おすすめのアプリをご紹介していきます！
持ち出し管理で大変なこと
1. 貸出物の利用状況の確認
どの貸出物が誰に貸出中で、どの貸出物が返却済みなのか。これらの管理は、それぞれの貸出物・利用者ごとに貸出、返却予定日が変わってくるため、正確に管理することは非常に大変です。
2. 貸出物の紛失や不正利用
貸出物の利用状況がリアルタイムに分からなければ、紛失してしまった時に気付くのが遅れてしまったり、利用状況をしっかり記録していないと、貸出物を不正に利用されてしまう危険性があります。また、貸し出した際に盗難にあってしまった場合の回収も困難になってしまいます。
3. 貸出物の返却が遅延場合の対応
貸出物が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して返却を催促することも重要です。
4. ヒューマンエラーの発生
貸出物の登録や更新作業、貸出・返却業務を、手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題を解決する方法と、おすすめの持ち出し管理アプリ
以上に挙げたような課題を解決するには、貸出物ごとに管理者を設定したり、貸出簿を設置するなどの方法があります。しかし、これらの方法はヒューマンエラーの発生や、業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「持ち出し管理アプリ」です！持ち出し管理アプリを活用することで、以上の4つの課題を解決することが出来ます！他にも、資産の保護やコストの削減、業務全体の効率化が期待できます。
とはいえ、持ち出し管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、おすすめの持ち出し管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の持ち出し管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 貸出物の一括登録
カシカンでは、登録したい貸出物が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接モノの情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを活用した、持ち出し管理
カシカンでは、QRコードを活用して持ち出し管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸出物の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 貸出物のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 貸出物の検索機能
カシカンでは、登録済みの貸出物を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の持ち出し管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる貸出物の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる貸出物の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンアプリでも利用出来る
持ち出し管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから貸出物の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 貸出物の利用状況の確認
カシカンでは、貸出物の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの貸出物が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：持ち出し管理アプリでモノの貸し借りをラクラクに！
今回は、持ち出し管理アプリ「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも持ち出し管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なアプリがたくさんあります。しかし、アプリを活用して実際に持ち出し管理をしてみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません！なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
