物品・備品管理の効率を劇的に改善！失敗しないコード採番とラベル設計の基礎知識

2025年12月31日水曜日

モノの貸し借りや備品管理における手間やミスを解消するには、「ラベル（管理番号）の設計」「モノ」の所在地や利用状況を一瞬で把握できるようになります。

なぜ「ラベル設計」が重要なのか？

ラベル設計は、データに付与する管理番号（コード）を、現実世界で正確に認識・利用するために不可欠なプロセスです。

管理番号（コード）設計の３つの基本

物品や文書に一意の識別子を付与する採番（コード採番）は、業務全体の運用性や情報の信頼性に大きな影響を及ぼします。採番する管理番号は、非常に長いライフサイクルで使われ続けるものになるため、長く使える安定したコード体系の検討が不可欠です。

1. 一意性の確保と拡張性の確保

管理番号を付与する最も重要な目的は、コードを元に正確にデータを特定すること、そして一意性を担保することです。もし名称だけで管理しようとすると、表記の揺らぎ（半角全角、スペースの有無など）によって重複登録のリスクが生じます。

また、コード体系は将来的な変更や増加に対応できるように設計する必要があります。桁数が不足したり、カテゴリをカバーしきれなくなったりすると、コード体系の変更が必要となり、膨大な時間とコストが発生する可能性があるためです。想定される件数やバリエーションに対応できるように、あらかじめ十分な桁数を確保することが大切です。

2. 有意コードと無意コードのバランス

コードに何らかの意味付けがされているものを「有意コード」といいます。例えば、特定の桁がカテゴリや年度を示しているケースです。

有意コードの大きなメリットは、システムの外側でも活用する可能性のあるコードにとって、認識しやすく入力等の取り扱いもしやすくなる点です。コードを見ただけで、それがどの種類の文書、いつ、どこで作成されたのかといった状況を判断できるようになります。

ただし、有意コードは、将来的にカテゴリが増えた際などに、変更に対応しきれなくなるリスクもあるため、変更に強くなるような設計をした上で採用を検討する必要があります。

3. 組織全体での標準化と統一性

部門やチームごとに独自のルールでコード採番が行われていると、全社でのデータ統合や検索が困難になります。例えば、ある部署では「A001」、別の部署では「2024-001」といった独自のルールが運用されると、新メンバーが理解できず属人化してしまうリスクもあります。

全社的なデータガバナンスの観点から、誰でも同じ方法で採番できるように統一したルールを設け、標準化することが、効率的な運用に欠かせません。

現場の効率を決める！「読み取り技術」の使い分け

現場で管理番号を物理的なモノに「ラベル」として付与する際、どの技術で読み取るかが大きく効率に影響します。ここでは、代表的な技術である「QRコード」と「バーコード」の特性を明らかにし、シーンに合わせた使い分けについて解説します。

QRコードの特性

QRコードは、スマートフォンや専用カメラで画像を撮影して読み取る仕組みです。ポスターやチラシ、ウェブサイトのリンクなど、多様な用途に活用され、低コストで簡単に印刷できる点が大きな魅力です。　メリットとしては、広範囲に情報を届ける必要がある場合や、設置後に特別な設備やソフトウェアが不要である点が挙げられます。一方、読み取り時には十分な光量やピント合わせが必要となり、暗所や汚損・破損がある場合は読み取りに時間がかかるリスクも存在します。また、基本的には一度作成すると情報の変更ができない点も留意すべきです。

バーコードの特性

バーコードは、印刷された一連の線や数字のパターンを専用のリーダー（レーザーやカメラ搭載スキャナ）で読み取り、情報を取得する技術です。商品管理や在庫管理、物流などで長年利用され定着している技術です。

バーコードの大きなメリットは、専用スキャナによる高速読み取りが可能な点です。特に、連続して大量のアイテムを処理する現場では、その読み取りスピードと精度が重宝されます。また、印刷コストも低く、広い分野で活用できる点も魅力です。

ただし、バーコードにも注意すべき点があります。まず、専用の読み取り機器が必要な場合が多く、その分初期導入費用や管理コストがかかる可能性があります。また、印刷状態や印字の品質が悪いと、読み取りエラーが発生しやすいという側面もあります。こうした点から、バーコードは高速にかつ正確な読み取りを求められるシーンや、専用機器の管理が可能な環境での採用が適していると言えます。

場面に合わせた使い分けがカギ

どちらの技術もそれぞれの強みがあります。

照明や印刷品質に左右されやすく、低コストで多くの人に情報を届けたい場合は、カメラで手軽に読み取れるQRコードが適しています。
一方、専用機器を用いて高速かつ正確な読み取りが必要な現場、たとえば在庫管理や物流、精密な計測が求められるシーンでは、バーコードの採用が効果的です。

以上のように、現場の用途や環境に応じて、QRコードとバーコードを上手く使い分けることで、業務の効率化と正確な情報管理が実現できます。

アナログ管理の限界とデジタル化の必要性

多くの企業やコミュニティでは、貸出状況の管理を紙の帳簿や表計算ソフト（Excel等）で行っています。しかし、モノが増えるにつれて、手動管理には限界が訪れます。

人手による管理の「見えないコスト」

手作業による管理では、データの更新や検索が煩雑になり、記録漏れや誤記入が発生しやすくなります。また、帳簿への記入時間、所在確認にかかる時間、棚卸にかかる時間といった時間コストや、管理担当者に問い合わせが集中するといった人的コストが発生します。

特に問題なのは、運用ルールが崩れてしまうことです。例えば、「後で書けばいいや！」と記入を後回しにした結果、備品が紛失してもいつ・誰が・なぜ紛失したかが全く分からないという大惨事につながる可能性があります。また、手書きの署名が判読不能な場合、借用者の特定に時間がかかり、お客様への信頼関係を失う事態に発展するリスクもあります。

デジタル化がもたらす安心の仕組み

これらのトラブルは、個人の意識ではなく、管理システムそのものに原因があります。そこで重要なのが「デジタル化」です。

デジタル化されたシステムを導入すれば、備品を持ち出した際に、いつ・誰が・何を貸し借りしたかが自動で記録されます。これにより、記録忘れや判読不能といったヒューマンエラーを防ぐことができ、管理苦手さんでも特別な意識をせずに正確な管理が実現できます。

モノの貸出管理をスマートに：「カシカン」のご提案

適切なコード設計と、それを現場で確実に運用するための仕組みが必要です。貸出管理システム「カシカン」は、グループやコミュニティ内で使われるあらゆる「モノ」の貸し出し・返却・予約・管理を、シンプルかつ効率的に行えるクラウドサービスです。

カシカンは、モバイルファーストの考え方を取り入れた設計により、スマートフォンやタブレットを含むモバイルデバイスから簡単にアクセスし、リアルタイムで資産管理が可能です。特に、従来の紙や表計算ソフトでの管理に限界を感じていた方にとって、業務効率を大幅に向上させる革新的なツールとなり得ます。

貸出管理の効率化を支えるカシカンの機能

簡単な登録と可視化: 書籍の場合はISBNコードを読み取るだけで書籍情報や書影が自動で登録でき、登録できる本の数に制限はありません。また、CSV形式のファイルデータからの一括登録機能もあり、データ入力の手間を大幅に削減できます。
現場での迅速な運用: 登録した物品のQRコードを印刷して貼り付ければ、スマートフォンをかざして即座に貸出や予約の手続きに移ることができます。
自動通知機能: 貸出予定日や返却予定日の前日・当日に利用者へ通知が送られるリマインダー機能、および延滞時に通知を行う機能があり、返却忘れの防止に繋がります。
柔軟な管理: 貸出・返却状況、利用者情報、蔵書データを一元管理できるため、本の所在や貸出状況をすぐに確認できます。また、ハッシュタグを使うことで、書籍をジャンルやテーマ、利用頻度などで分けて管理できます。
コストを気にせずスタート: カシカンは、システムの初期導入費用や契約費等が一切発生せず、基本的に無料でご利用いただけます。