はじめに：
研究室やゼミで貸し出される物品は、一般的には以下のような物があります。
- ノートパソコン: 研究やプログラミング作業に必要なアイテムです。ノートパソコンは持ち運びができるため、研究室内でも外でも使えます。
- タブレット: ノートパソコンと同様に、タブレットも便利なデバイスです。メモを取ったり、文献を読んだりするのに適しています。
- スマートフォン: スマホは連絡手段としてだけでなく、必要な情報やアプリにアクセスするために使われます。
- 充電器: パソコンやタブレットの充電器は必須です。USBポートがあるタイプの充電器がおすすめです。
- ヘッドフォンまたはイヤホン: 音楽を聴いたり、集中して作業したりする際に使えます。ノイズキャンセリング機能があるとさらに良いです。
- 外付けモニター: デュアルモニターセットアップは作業効率を向上させます。外付けモニターを使って広い画面で作業しましょう。
- 電源タップ: パソコンや充電器を接続するために必要なアイテムです。複数口の電源タップを用意しておくと便利です。
- マウス: パソコンのタッチパットでも操作は可能ですが、マウスがあった方が作業効率は上がります。
- マウスパッド: マウスを使う際に必要なアイテムです。手元が膨らんでいるタイプは腕の疲れを軽減してくれます。
その他にも、研究に使われる物品など、貸し出される物品は研究室や大学ごとに様々です。
研究室等における備品管理の課題
研究室等において、学生にパソコンやタブレット等の備品を貸し出すことは重要な課題です。導入にはメリットもありますが、同時にいくつかの難しさも存在します。以下に、貸出管理の難しさについて詳しく説明します。
1. 利用ルールの遵守
- 学生にはパソコンやタブレットの適切な使い方や貸出ルールについて理解させる必要があります。
- ルールを守らない学生がいる場合、他の学生にも影響を及ぼす可能性があります。
2. セキュリティ管理の難しさ
- 端末は個人情報や学習データを扱うため、セキュリティ管理が重要です。
- 学生が端末を持ち帰る場合、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。
- 適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
3. トラブル対応の難しさ
- 端末が不具合を起こした場合、迅速に対応すべきです。
- 教員はトラブルシューティングや修理対応について、事前に把握しておく必要があります。
研究室等における貸出管理のポイント
1. 管理ルールを決める
- 貸出物の管理ルールを明確化し、社員全員がルールを守るようにします。
- 貸出期限や対応方法などを決めておくことが重要です。
2. 管理台帳を作成する
- 貸出物の現状を把握するために管理台帳を作成しましょう。
- 貸出された周辺機器の詳細（貸出日、返却日、貸出者の名前など）を記録します。
- 利用者が機器を借りたり返却したりする際に、記録を更新することを忘れず行いましょう。
3. デジタルで管理
- 各周辺機器にバーコードやQRコードを割り当てるのも良いでしょう。
- 貸出情報をオンラインで管理できると、リアルタイムで情報を更新できます。
4. 専用の貸出管理ソフトウェア
- 貸出管理ソフトウェアを導入することで、貸出と返却のプロセスを効率化できます。
- ソフトウェアは貸出記録を保存したり、期限切れのアイテムを追跡したりします。
どの方法を選択するかは、組織のニーズや予算によります。自動化された方法が効率的で正確な記録を保持できる一方で、手動の方法は小規模な組織に適しているかもしれません。
適切な貸出物管理を行い、学習・研究を円滑に進めるために、リスクを理解した上で貸し出しを行いましょう。
ここで、オススメの貸出管理アプリ「カシカン」のご紹介します。 カシカンはシンプルな操作で使いやすく、貸出管理に最適な様々な機能が備わっています。
カシカンの機能
1. 会員証作成機能
カシカンでは、グループページへのログインリンクをQR化してプリントできます。会員証を活用すれば、たとえ一台の端末でもカシカンをみんなで使えます。アカウント登録不要の会員証も発行可能で、メールアドレスは不要です。
2. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
3. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンアプリを使うメリット
ここからは、なぜ、他の物品管理アプリよりもカシカンをおすすめするのか、その理由についてご説明していきます！
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の備品を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。備品が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3. アプリの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから物品の予約や返却手続きなどの管理が行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
4. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の物品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約3万円～30万円ほど必要になります。また、価格が安いものだとその分機能が制限されたり、登録できる物品や利用者数が限られてしまうことが多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる物品の数にも制限がありません。また、物品を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
まとめ：研究室・ゼミの備品管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
