はじめに
研究活動の継続性と信頼性を担保するためには、高額な分析機器や精密な測定ツールの管理が不可欠です。
【結論】 研究資産の管理は、単なる貸出・返却の記録に留まらず、購入から廃棄に至るまでの機器の完全な「ライフサイクル」と「トレーサビリティ」を担保するデジタルな仕組みを構築することが必須であり、これにより、研究の中断リスクを排除し、監査対応能力と業務効率の向上を同時に実現できます。従来の属人的なアナログ管理から脱却し、誰でも正確な管理が行える構造を確立することが、研究成果の最大化に直結します。
【理由】 研究現場で扱う高額で専門的な資産は、その使用や状態の記録が、研究データの信頼性や法令遵守、そしてプロジェクトの継続性に直接的に影響を及ぼすため、管理の不備が重大なインシデントに発展する可能性があるからです。
研究の信頼性を支える「ライフサイクル管理」の原則
研究開発部門が扱う資産（機器、ツール、ソフトウェアなど）は、その導入、運用、保守、廃棄に至るまで、長期的な視点での管理が求められます。これは、産業分野で工場の生産ラインを管理するIIoT機器のライフサイクル管理と同様に、セキュリティや安全性を確保する上で不可欠です。
1. 監査に耐えうる「資産追跡（トレーサビリティ）」の確立
研究プロジェクトや学術的な成果は、その基盤となったデータの信頼性が問われます。そのため、データ生成に用いられた機器について、いつ、誰が、どこで、どのような目的で使用したかという追跡記録（トレーサビリティ）を正確に残すことが求められます。
物品管理システムを導入することで、「何が」「今どこに」「どのような状態か」という情報をリアルタイムに把握できるようになります。この正確な記録が、後に研究の再現性や倫理的な審査が行われる際に、客観的な根拠として機能します。
2. 機器の稼働を維持するための戦略的保全
精密な研究機器は、故障やダウンタイムが許されません。保全活動の考え方は、機器が壊れてから直す事後保全ではなく、一定期間でメンテナンスを行う予防保全（PM: Preventive Maintenance）、さらには状態を監視して故障の兆候を検知する予知保全（CBM: Condition Based Maintenance）へと移行しています。
予知保全は、設備の状態を監視して故障の兆候を検知し、適切なタイミングでメンテナンスを実施する保全方式です。これにより、突発的な故障によるダウンタイムを最小化し、結果的にメンテナンスにかかる人件費の削減や効率化が期待できます。システムによる点検時期のアラート通知は、必要なメンテナンスを適切なタイミングで実施するために有効な手段です。
従来の管理方法が研究現場にもたらす業務負荷
研究部門や管理部門が、高額で繊細な機器の管理をExcelや紙の台帳で運用し続けることには限界があります。このアナログな手法は、非効率化やヒューマンエラーのリスクを高める主要な要因となります。
知識の属人化と管理業務の非効率
紙やExcel管理では、情報の更新忘れや入力ミスが発生しやすく、台帳上の記録と実際の物品の所在が一致しないという問題が頻発します。特に、高額な計測器や分析装置は共有資産であることが多く、複数の利用者が関わるため、「今どこにあるのか」「次に空くのはいつか」といったリアルタイムな所在確認ができず、研究計画の遅延を招きかねません。
また、機器の仕様や点検状況に関する知識が特定の担当者に依存すると、担当者不在時に業務が滞る属人化を引き起こします。これは組織的な脆弱性となり、業務の継続性を脅かします。
コンプライアンス・リスクの増大
アナログな記録では、監査時に必要な過去の利用履歴（誰が、いつ、何を）や、修理・点検の履歴を迅速かつ正確に提示することが困難です。管理体制が不十分であると、コンプライアンス遵守の観点からリスクが高まる可能性があります。
デジタルな管理システムを導入し、アクセス権限や操作ログ（監査証跡）を一元管理することで、不正なアクセスや情報漏洩のリスクを低減し、内部統制の強化にも役立ちます。
カシカン：研究資産管理をスマートな「追跡可能な資産」に変える
高度な専門性を要する研究現場では、管理業務に時間を割く余裕はありません。高額機器やデモ機材の管理に特有の「精密な個体管理」「リアルタイムな追跡」「コンプライアンス対応」といったニーズに対し、スマートフォンで手軽に運用できる貸出管理システム「カシカン」をご提案します。
QRコードとスマホで、現場完結型の管理を実現
カシカンは、研究機器やデモキットにQRコードを貼り付け、スマートフォンでスキャンするだけで、誰でも簡単かつ迅速に貸出・返却の手続きを完了できる仕組みを提供します。これにより、手作業による記録やExcelへの入力が不要となり、ヒューマンエラーを防止し、現場スタッフが本来の研究活動に集中できる環境を整備します。
抜け漏れを防ぐ自動アラートとデータ連携
カシカンは、研究計画やプロジェクトの円滑な進行を阻害する管理上の問題を、自動化機能で解決します。
- リアルタイムの在庫と所在の可視化： どの機器が誰に貸し出されているか、返却予定日はいつかといった利用状況をリアルタイムで確認できます。
- リマインダー機能： 返却予定日の前日や当日に、利用者へ自動で通知が送られ、返却忘れや延滞のリスクを組織的に防止します。
- 効率的な分類と検索： 登録した物品を、ハッシュタグやフォルダ機能（例：「分析装置」「PoC用キット」「試作品」など）で分類・整理できるため、必要な機器を直感的に探し出せます。
- 一括登録機能： 大量の機器情報を、CSVやExcel形式のファイルデータから直接取り込めるため、導入時の初期設定にかかる手間と時間を大幅に削減できます。
おわりに
研究資産の管理が煩雑であればあるほど、その機器が持つ本来の研究価値を発揮できず、プロジェクトの成功機会を逃してしまいます。カシカンは、煩雑な管理業務をデジタル化することで、研究資産を「常に追跡可能で、研究継続を強力に支える戦略的な資産」へと転換させるのです。無料から利用を開始できるため、まずは少数の高額機器の管理から、その効果をぜひご体感ください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
