はじめに：
会議室の貸出管理は、運営者にとって重要です。社内で会議室を効率的に運用するためには、いくつかの課題があります。この記事では、会議室に関連する課題とその対策を紹介します。
また、最後には、おすすめの貸出管理アプリについてもご紹介するので、是非最後までご覧ください。
会議室管理の課題
1. 予約や調整に時間がかかる
会議室の予約が手作業で行われている場合、誤った予約や重複が発生しやすくなります。手動の予約表では、複数の人が同時に予約を入れることが難しいため、重複が生じることがあります。
2. 急な変更やキャンセル
会議のスケジュールは予測できないことがあります。急な変更やキャンセルがあると、他の予約と重複する可能性が高まります。急なキャンセル時に空き室が出ることもあります。リアルタイムで予約状況を可視化することで、空予約を防ぎましょう。
3. 複数の部署やチームが同じ会議室を利用する
会議室が複数の部署やチームで共有されている場合、予約の調整が難しく、重複が生じることがあります。部署ごとに予約担当者を決めるなどして、調整を円滑に行いましょう。予約の優先順位を設定することも考慮する必要があります。
4. 会議室が足りない
社員数や会議数に対して、会議室の数が不足している場合があります。会議室の増床は一つの解決策ですが、設備投資やスペース確保に注意が必要です。会議室の増床がすぐにはできないことがほとんどなので、効率的な貸出管理を行い、スムーズに社員が入れ替わり、会議室を利用する必要があります。
会議室管理のポイント
1. デジタルツールの活用
デジタルツールを導入することで、部屋の予約や貸出をスムーズに行えます。変更やキャンセルをリアルタイムで反映できるようにしましょう。
2. 管理台帳の作成
各部屋の貸出状況をまとめた管理台帳を作成しましょう。Excelなどのツールを活用することで、効率的に管理できます。
3. ルールの明確化
貸出管理を行う際は、ルールを明確にしておくことが重要です。誰がどの部屋を借りられるのか、予約方法や返却期限などを明確に定めましょう。
これらのポイントを実践することで、会議室の貸出管理を効率化できます。
ここで、オススメの貸出管理アプリ「カシカン」をご紹介します。 カシカンはシンプルな操作で使いやすく、貸出管理に最適な様々な機能が備わっています。
カシカンの機能を一部ご紹介！
1. 時間貸し機能
貸出物のうち、終日ではなく１日の数時間だけ貸出をおこなうものに関しては、時間貸しを設定することで、時間単位での貸出ができるようになります。時間は１５分単位で設定することができます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸出物の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. ジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
4. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの貸出物を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
5. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを利用するメリット
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の貸出物を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。機材が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3.. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の貸出管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる貸出物の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
まとめ：「カシカン」で簡単に会議室の貸出管理
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
