社内備品管理の課題とその解決法とは？
社内備品を適切に管理することで、コストの削減や社員の仕事へのモチベーション・業務効率の向上などのメリットを得ることが出来ます。しかし、一つ一つの備品を正確に管理することは難しく、備品の数や利用者の増加に伴って、さらに大変になっていきます。
今回は、社内備品の管理業務においての課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの社内備品管理アプリについてご紹介していきます！
社内備品管理の課題とは？
1. 備品の利用状況の確認
社内にはどんな備品を所有しているか、どの備品が誰に貸出中で、どの備品が返却済みなのか、などの管理を適切に行わなければ、コストの増加や業務効率の低下に繋がってしまいます。
2. 備品の予約・貸出・返却管理
社内備品の予約が重複していないかの確認や、備品・利用者ごとの貸出・返却予定日の管理、返却が遅延している場合の対応などは非常に大変です。
3. 棚卸しに手間がかかる
社内備品の定期的な棚卸しをする際に、一つ一つの備品の在庫数の確認や、備品が紛失・破損していないかの確認作業は、時間と労力が多くかかってしまいます。
4. ヒューマンエラーの発生
社内備品の登録や更新作業、貸出・返却業務を手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの社内備品管理アプリ
ここまでに挙げたような課題を解決するには、貸出簿を設置したり、貸出・返却の際に社内チャットで報告するなどの方法があります。ですが、これらの方法では、ヒューマンエラーの発生や、業務効率の低下、備品の紛失などに繋がってしまう可能性があります。
そこで、おすすめなのが「社内備品管理アプリ」の導入です！社内備品管理アプリを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、社内備品管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで社内備品管理をラクラクに！
今回は、社内備品管理アプリ「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なアプリがたくさんあります。しかし、アプリを活用して実際に備品管理をしてみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません！なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
