社内備品管理を効率的に行う方法とは？
社内で所有している備品を社員に貸し出すことで、業務効率の向上やコストの削減、社員の仕事へのモチベーションアップなど、様々なメリットが期待できます。その一方で、社内備品の貸出・返却管理や、備品の紛失・盗難を防止する対策、在庫の管理など、大変なこともたくさんあります。
今回の記事では、そんな社内備品管理における課題を4つ挙げ、その解決法と、無料で使える「社内備品管理ソフト」について、ご紹介していきます！
社内備品管理における課題
1. 備品の利用状況の確認
社内にはどんな備品を所有しているか、どの備品が誰に貸出中で、どの備品が返却済みなのか、などの管理を適切に行わなければ、備品の紛失・盗難にあってしまった場合の対応が遅れてしまいます。
2. 備品の予約・貸出・返却管理
社内備品の予約が重複していないかの確認や、備品の貸出・返却予定日の管理、返却が遅延している場合の対応は、備品や利用者ごとに変わってくるため、非常に大変です。
3. 備品の登録や更新作業
社員に新しく貸し出す備品を追加する時や、備品の情報を更新する作業は、備品の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、在庫管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法と無料で使える「社内備品管理ソフト」
以上の4つの課題を解決するには、備品の貸出・返却の際に貸出簿や社内チャットで報告したり、備品ごとに管理者を設定する、などの方法があります。しかし、これらの方法では、管理業務にコストや労力がかかってしまいますし、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「社内備品管理ソフト」の導入です！社内備品管理ソフトを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、棚卸し業務の際に役立ったり、備品管理をソフトに手助けしてもらうことで、ストレスの軽減や業務効率の向上が望めます。
とはいえ、社内備品管理ソフトの導入・運用にはコストがかかってしまうことがほとんどですし、どのソフトを選べば良いか分からない…などといった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理ソフトが「カシカン」です！カシカンは他のソフトとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のソフトよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理ソフトの導入・運用にかかるコストの例を挙げると、管理ソフトの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうソフトもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のソフトよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理ソフトの中には、スマートフォンから備品管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅でもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、社内備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで社内備品管理の効率化を目指そう！
今回は、社内備品管理ソフト「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なソフトがたくさんあります。しかし、ソフトを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
