社内図書館とそのメリットとは？
社内図書館とは企業内に設置された図書館のことで、社員専用の図書を収集・保管し、その貸出管理を行っている場所です。社内図書館を設置することで様々なメリットが得られます。
1. 社員のスキルアップ
社員がよりスキルを深めるために必要となる専門書や業種に関連する書籍などを扱っていれば、それらを利用することで社員一人ひとりのスキルアップを望め、企業全体の生産性を向上させることができます。
2. 社員同士のコミュニケーションの場になる
本の貸出・返却の時や読んだ本の感想を話し合うことで、社員同士の自然なコミュニケーションの場が生まれます。
3. モチベーションの向上
本を読むことで気分転換になったり、先輩社員が読んで役に立った本を読むことで、業務改善のヒントが見つかることもあるため、仕事への意欲を高めることが出来ます。
この他にも、業務に関係のない小説や漫画を置くことでリフレッシュになったり、本を読むことで、それまでの自分に無かった知識や考えを得ることが出来たりなど、たくさんのメリットがあります。
では、実際に社内図書館の設置・運用を考えた時にどのようなことに気を付ければ良いのでしょうか？
この記事では、社内図書館を設置・運用する上で必要な管理方法と、その管理の手助けとなる、オンライン貸出管理サービス「カシカン」のご紹介をしていきます！
社内図書館の具体的な管理方法
1. 本の選定
まずはどんな本を揃えるのか決めることから始まります。社員のニーズや、業務に関連する本などを中心に 行います。また、社内研修やセミナーなどで使用する専門書も揃えると良いでしょう。中には業界の流れやビジネストレンドを把握するための定期刊行物もあったりします。また、定期的に社員に追加して欲しい本のアンケートを行うことも重要です。
2. 貸出ルールを決める
書籍の貸出と返却に関するルール作りも重要な運用管理の一部です。 一度に何冊まで借りられるのか、貸出期間はどの程度にするのかといった具体的なルールを設定しましょう。これにより、本の貸出・返却がスムーズに運び、図書館が円滑に機能します。また、貸出・返却時は貸出簿や社内チャットなどに記録を残すようにすると、どの本を誰が借りているか把握することができます。
3. 書籍の管理方法
書籍の管理は、紙媒体で行う方法とオンラインサービスを利用する方法があります。紙媒体では、本にバーコードや管理番号を貼ったり、貸出簿を設けて貸出の記録するなどの方法が考えられます。オンラインサービスを利用する場合は、社内で所有している本を登録し、スマートフォンやパソコンで貸出管理を行います。
4. 本棚やイス、テーブルの設置
本棚を設置し、ジャンルごとやアルファベット順などで本を整理することも重要です。また、イスやテーブルを設置して読書スペースを作ることで、社内同士のコミュニケーションの場やモチベーションの向上に繋がります。
社内図書館を設置することは社員や企業にとって様々なメリットを得ることが出来ますが、書籍集めや貸出・在庫管理などの作業が必要になり、時間や労力がどうしても掛かってしまいます。特に書籍の管理を紙媒体やオフラインのエクセルなどで行うと、記入漏れや貸し出した本が返って来ないなど、様々な問題が発生します。
そこで次の章では、社内図書管理業務を手助けする、オンライン貸出管理サービス「カシカン」のご紹介をしていきます！
カシカンを導入するメリット
カシカンを使うことで書籍の登録や貸出・予約の管理など、社内図書館を運営する上で必要な機能が一通り揃っています。また、それに加えて管理が簡単になるような様々な機能が備わっています。ここではカシカンの機能をいくつかご紹介していきます。
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のバーコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録されます。特に本の数が多い場合に、手作業よりもはるかに早く登録することが出来ます。これにより、社内図書の管理が大幅に効率化し、手間をかけずに正確な書籍情報を管理することが可能になります。
2. リマインダー機能
カシカンのリマインダー機能を活用することで、貸出予定日や返却予定日の前日、当日に利用者に対して通知が送られます。これにより、返却忘れを防ぐことができ、社内の図書が適切に管理されます。また、管理者側も貸出の予約や利用状況を見れるため、予約が重複することも防ぐことが出来ます。
3. 本の検索機能
カシカンでは、登録された書籍を素早く検索することが可能です。書籍名や著者名、ジャンルなどから検索することができ、書籍の量が膨大でも、目的の本を簡単に探し出すことができます。
4. アプリの利用
カシカンは、アプリも提供しています。スマートフォンやタブレットなどからアクセスして、貸出、予約、在庫管理を行うことができます。社員が自分のデスクや自宅、外出先からでも図書の利用状況を確認し、読みたい本の予約が行えます。また、外出先で気になる本を見つけた時に、その本が既に登録してあるかの確認もできます。
以上のように、カシカンを導入することで社内図書館の管理が簡略化されます。また、カシカンは無料から利用できるため導入・運用コストもかかりません。
カシカン利用者の事例
社内の図書貸出管理に「カシカン」を利用。予約・返却状況が分かり、みんなが読みたい本を読めるようになりました！
課題
社内の図書スペースを作成しましたが、人気の本はずっと借りられていて借りられないといった声がありました。誰がいつどれくらい借りているのか分かりにくく、返却のリマインドは図書の係が個人で行っていたため、負担になっていました。
活用した機能
【利用状況と予約状況の確認、リマインダー機能】
結果
カシカンを使ったことで、管理者や利用者が書籍の貸出状況をリアルタイムで確認することができるようになりました。個人で返却予定日を確認したり、予約をしたりできるため、人気の本も多くの人が読めるようになりました。また、なかなか返却されない本については、リマインドをアプリから送ることができるため、図書の係の負担も減りました。
まとめ：カシカンで社内図書管理をラクラクに！
ここまでご紹介してきたように、社内図書館の導入は、社員のスキルアップや業務効率の向上、社員同士のコミュニケーションのきっかけを作り出します。
また、カシカンを活用することで、貸出や書籍管理といった作業の簡略・効率化も望めるでしょう。カシカンには他にも、本についてのレビュー機能やQRコードを活用した管理、細かな利用ルールを設定が出来るなど、様々な機能を利用することが出来ます。
今回の記事で、少しでもカシカンにご興味を持っていただけた方は、ぜひ、カシカンを導入して社内図書館管理の効率化を目指しましょう！
より詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
