社内図書管理を簡単に！貸出管理システムとは？
社内に図書スペースを作り、社員に本や資料を貸し出すことで、業務上のヒントが見つかったり、社員のリフレッシュや仕事へのモチベーションの向上、業務全体の効率化など、様々なメリットが考えられます。しかし、社内図書スペースに書籍の数や種類、利用者が増えるにつれて、書籍の貸出・返却管理や本棚の整理、蔵書管理などの業務が大変になっていきます。
今回の記事では、社内図書を運営する上での課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの貸出管理システムについて、ご紹介していきます！
社内図書運営の課題とは？
1. 本の予約・貸出・返却管理
社内図書に置いてある本の予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日の管理は本や利用者ごとに変わってくるため、非常に大変です。
2. 本の返却が遅延している場合の対応
貸し出した本や資料が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して通知を送るなどの対応が必要になってきます。
3. 本の登録や更新作業
社内図書に新しい本を追加する時や、本の情報を更新する作業は、本の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、本棚の整理、蔵書管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの貸出管理システム
以上の4つの課題を解決するには、貸出簿や社内チャットで本の貸出・返却際に報告したり、社内図書を管理する図書委員会を設けるなどの方法があります。しかし、これらの方法では、時間や労力がかかりますし、ヒューマンエラーの発生にも繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「貸出管理システム」の導入です！貸出管理システムを活用することで、以上の4つの課題を解決することが出来ます！その他にも、労力・コストの削減や、業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、どの貸出管理システムが自社に合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかるコストが心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの貸出管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の貸出管理システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、貸出管理システム「カシカン」の社内図書管理に役立つ機能と、他の貸出管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. リマインダー機能
カシカンでは、本の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
2. バーコード読み取り機能
カシカンでは、書籍のバーコード(ISBNコード)を読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
3. 書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間やミスを大幅に削減できます。
4. 本のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、本を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが可能です。
5. 本の検索機能
カシカンでは、登録済みの本を著者名や書籍名、タグなどで検索することができます。また、バーコードを読み取って検索することも可能です。これにより、利用者は読みたい本を探す時に、管理者側は本棚の整理をする際に役立ちます。
カシカンには他にも、QRコードを活用した貸出物の管理や、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の貸出管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約5万円～30万円以上かかるものであったり、公式ページに値段の記載がないことも多々あります。また、価格の安いプランを選ぶと、使える機能や登録できる書籍の数、利用者数などが制限されてしまうこともあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる書籍の数にも制限がありません。また、社内図書を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
貸出管理システムの中には、スマートフォンから貸出管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅からでもスマートフォンやタブレットなどから書籍の予約や返却手続き、蔵書管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 社内図書の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、社内図書の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの書籍が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
4. グループで書籍のシェアリングが出来る
カシカンでは、グループを作ることで貸し出し本の共有ができたり、グループの管理者から利用者全員へのお知らせなどが出来ます。
まとめ：社内図書管理を「カシカン」でもっと簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも社内図書管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
