社内図書管理で大変なこと
社内に図書館を設置することで、社員同士のコミュニケーションの場になったり、スキルアップや業務効率の改善に繋がったりと様々なメリットがありますが、その反面、図書館を管理する上で大変なこともたくさんあります。以下に主に大変なことを4つ挙げていきます。
・ 書籍の在庫管理が大変
社内図書館では、業務上で必要な資料や本、社員のリフレッシュになる小説や漫画など様々なジャンルの書籍を置くため、本の数が膨大になってしまいます。そのため、図書館に追加したい本を見つけた時に、その本が既に社内で所有しているのか分からなくなってしまいます。
・ 図書の利用状況と予約・貸出・返却状況の確認
社内図書館では、本棚の近くに貸出簿を置いたり、社内チャットで貸出・返却の報告をするなどといった管理方法がありますが、記載忘れやチャットが埋もれてしまい、確認出来ない状態が発生してしまいます。
・ 社内にどんな本が置いてあるか分からない
社内の書籍が増えるにつれ、社員が読みたい本を探す時に手間取ってしまいます。
・ 書籍の登録作業
社内図書館に新しい本を追加する際に、貸出簿やエクセルなどに書籍情報を入力する作業が大変だったりします。
今回の記事では、この4つの作業を簡略化・効率化できる、社内図書管理アプリ「カシカン」をご紹介していきます！
カシカンで業務効率アップ！
ここからは、上記に挙げた、4つの作業を実際にカシカンでどう改善できるのかをご説明します！
1. 書籍の在庫管理
カシカンでは、書籍の在庫数を一目で把握することができるため、在庫不足や過剰な在庫を防げます。また、書籍をジャンルやテーマごとに分けることも出来ます。
2. 利用状況と予約・貸出・返却状況の確認
カシカンは、社内図書館にある書籍の貸出状況をリアルタイムで確認することができます。どの書籍が貸出・予約されているのか、返却予定日はいつなのかを簡単に把握することができます。これにより、書籍の重複予約などのトラブルを防げます。
3. 書籍の検索機能
カシカンの検索機能を使うことで、登録済みの書籍を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、ジャンルなどで検索することができ、読みたい本を素早く見つけることができます。
4. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のバーコードを読み取り、自動で書籍の登録を行えます。また、書影も同時に取得出来るため、サムネイルに設定することで実際に本を探す時に役に立ちます。
この他にもカシカンには、グループ機能を活用した貸出管理やQRコード機能、細かな利用ルールの設定が出来るなど、様々な機能があります。
続いては、カシカンを導入することで得られる具体的なメリットのご紹介をしていきます！
カシカンを導入するメリット
1. 無料で利用できる
カシカンは無料から利用することができます。導入・運用コストをかけることなく、書籍の整理や貸出・予約管理を効率化することが出来ます。
2. アプリでの利用
カシカンはアプリとしても提供されているため、スマートフォンなどで、いつでもどこでもアクセスすることができます。外出先や移動中でも書籍の予約や貸出状況を確認することが出来ます。また、出先で気になった本を見つけた時に、すぐに在庫状況を確認できるので、その本が既に社内で所有しているかがすぐに分かります。
3. リマインダー機能の活用
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカン利用者の事例
社内の図書貸出管理に「カシカン」を利用。予約・返却状況が分かり、みんなが読みたい本を読めるようになりました！
課題
社内の図書スペースを作成しましたが、人気の本はずっと借りられていて借りられないといった声がありました。誰がいつどれくらい借りているのか分かりにくく、返却のリマインドは図書の係が個人で行っていたため、負担になっていました。
活用した機能
【利用状況と予約状況の確認、リマインダー機能】
結果
カシカンを使ったことで、管理者や利用者が書籍の貸出状況をリアルタイムで確認することができるようになりました。個人で返却予定日を確認したり、予約をしたりできるため、人気の本も多くの人が読めるようになりました。また、なかなか返却されない本については、リマインドをアプリから送ることができるため、図書の係の負担も減りました。
まとめ：カシカンで社内図書管理を効率化！
社内図書館の運営が上手くいくと、業務に必要な情報を効率よく得ることができ、社内全体の生産性がアップします。また、本を読むことで、業務効率改善へのヒントも得られるため、社員のモチベーションアップにも繋がります。
これらのように、社内図書館を上手く活用することで、企業や社員にとって、様々なメリットがあります。
今回の記事で社内図書館の設置や、運営の効率化にご興味を持っていただけた方は、ぜひ、カシカンを導入して社内図書管理の効率化を目指しましょう！
より詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
