はじめに：
社内駐車場はさまざまな人々に利用されます。以下は一般的な利用者の例です。
1. 社員:
- 社内の従業員が通勤用に利用します。社内駐車場は、社員の快適な通勤をサポートする重要な場所です。
2. 来客:
- 顧客や取引先の来客が駐車場を利用することがあります。会議や商談の際に便利です。
3. 一時的な作業者:
- 社内で一時的な作業を行う人々（派遣社員、訪問者など）も駐車場を利用します。
4. 管理者・役員:
- 組織の管理者や役員も社内駐車場を利用します。彼らの駐車スペースは通常、他の利用者とは区別されています。
社内駐車場の貸出管理は、駐車場を効率的に利用するために欠かせない重要な業務です。こちらの記事では、貸出管理の課題やポイントの他、簡単に貸出管理ができるカシカンというアイテムをお教えしましょう。これは要注目の貸出管理サービスで、社内駐車場の管理もバッチリサポートします。是非最後までご覧ください。
社内駐車場の貸出管理の課題
社内駐車場の管理は、多くの課題を抱える重要な業務です。以下はその一部です。
1. 予約や予約の確認に手間がかかる
- 紙の予約表やホワイトボードを使っている場合、予約のためだけに予約表の設置場所まで行かなければなりません。
- また、社内駐車場を使った後に日報を提出するルールがある場合、社員の負担が増えます。
2. ダブルブッキングの発生
- 社内駐車場を複数人で共有する場合、予約表やホワイトボードを使った管理ではダブルブッキングが発生しやすいです。
- 紙ベースの予約方法では、修正や更新が難しく、日時の誤りや記入ルールの曖昧さが問題となります。
3. 会社に行かないと予約や予約の確認ができない
- 紙ベースの管理方法では、外出先から気軽に予約ができないことがあります。
- リモートワークを考慮した柔軟な予約システムが求められます。
4. 予約の規定やルールが守られない
- 社内駐車場の予約や利用のルールが煩雑な場合、社員がルールを守らない可能性があります。
- 管理が難しくなり、社内駐車場の運用がスムーズに行えなくなります。
社内駐車場の管理は、組織の円滑な運営に直結する重要な業務です。
社内駐車場の貸出管理のポイント
社内駐車場の効率的な管理にはいくつかのポイントがあります。以下に、社内駐車場管理の重要なポイントを示します。
1. 予約システムの導入
- 紙ベースの予約表ではなく、デジタル予約システムを導入しましょう。
- 予約の可視性が向上し、ダブルブッキングのリスクを低減できます。
2. 予約ルールの明確化
- 社内駐車場の利用ルールを明確に定め、社員に周知徹底させましょう。
- 予約の最短時間やキャンセルポリシーなどを明示し、遵守を促しましょう。
3. リモートアクセスの提供
- 社員が外出先からも社内駐車場の予約や確認ができるように、リモートアクセスを提供しましょう。
- スマートフォンアプリやウェブポータルを活用して、柔軟な予約ができる環境を整えましょう。
これらのポイントを考慮することで、社用車の予約管理をスムーズに行えるようになります。
おすすめの貸出管理システム
今回おすすめするのは、「貸出管理アプリ」の導入です！管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、貸出管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの貸出管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の貸出管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
4. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：社内駐車場の貸出管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
