はじめに:
現代のビジネス環境において、社用携帯やスマホの管理は非常に重要な課題です。膨大な数のデバイスが社員間で貸し出されることが多く、適切な管理が欠けるとトラブルの発生やコストの増加を招くことがあります。今回は、無料で利用できるアプリを活用して、社用携帯・スマホの管理を効率化する方法をご紹介します。
なぜ社用携帯・スマホの管理が重要なのか
社用携帯やスマホの適切な管理ができていないと、いくつかの問題が発生します。
1. コスト管理
誤って紛失されたり、故障したりすることで、無駄なコストが発生します。適切な管理が行われることで、これらの無駄を防ぐことができます。
2. 情報セキュリティ
社用デバイスには機密情報や業務データが保存されていることが多いため、紛失や盗難によって情報漏洩のリスクが高まります。管理を徹底することでセキュリティリスクを軽減できます。
3. 効率的な利用
どのデバイスがどこにあるのか、誰が使用しているのかを把握することで、業務の効率化が図れます。また、不正利用の防止にも役立ちます。
社内携帯貸出管理のポイント
1. デバイスの一元管理
社用携帯やスマホは一元的に管理することが重要です。専用の管理ツールを使用して、すべてのデバイスの状態、利用者、貸出期間を把握します。システム上でのリアルタイムな情報共有により、どのデバイスがどこで使われているのかを即座に確認できます。
2. 正確な記録と追跡
貸出時には、デバイスの貸出記録を正確に入力し、追跡可能な状態にします。具体的には、以下の情報を記録します：
- デバイスID（シリアルナンバーやQRコードなど）
- 利用者名
- 貸出開始日および返却予定日
- デバイスの状態（新規、使用中、故障など）
3. リマインダー機能の活用
返却期限が近づいた際や延滞が発生した場合に、自動的にリマインダー通知を送信する機能を活用します。これにより、返却忘れや延滞を防ぐことができ、管理の効率化が図れます。
4. デバイスの状態チェックとメンテナンス
デバイスの貸出前後に状態チェックを行います。故障やバッテリー劣化などの問題を早期に発見し、必要ならば修理や保守を行います。定期的なメンテナンススケジュールを立てることで、デバイスの長寿命化と安全な利用が可能になります。
5. 利用ルールの徹底
社用携帯やスマホの利用ルールを社内に周知徹底します。具体的には、セキュリティ対策（パスワード設定、データ暗号化など）、アプリの使用制限、データバックアップの方法などを明確に示します。さらに、デバイスの紛失時には迅速に報告するルールも制定します。
6. コミュニケーションの強化
デバイスの管理状況や重要なお知らせは、全社員に向けて適時に共有します。これにより、社内全体での意識向上と協力が期待できます。専用の管理アプリを用いることで、簡単かつ確実にコミュニケーションが行えます。
無料アプリの活用で効率化
社用スマホや携帯端末の管理を効率化するために、貸出管理アプリケーションを活用することが企業にとって大きなメリットとなります。
とはいえ、アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの貸出システムアプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の物品管理に役立つ機能について、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
社用携帯やスマホの管理は、企業の効率とセキュリティを向上させるために欠かせません。無料で利用できる「カシカン」を活用することで、デバイスの管理が簡単かつ効率的に行えます。今すぐカシカンを導入して、社用携帯・スマホのトータル管理を始めましょう。
カシカンの詳細な情報や使い方については、カシカン公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
