はじめに
保育園、図書館、児童館など、子どもたちに常に新鮮な読み物を届けるために、定期的に絵本を発注・購買している現場は多くあります。しかし、一度に大量の絵本を購入し、その貸出管理を行うには多大な手間とリスクが伴います。そこで登場するのが、カシカンの貸出管理システムです。カシカンは、絵本定期購買で得た大量の読み物を、効率的かつ正確に管理できる画期的なシステムです。
定期購買の現場が抱える課題
1. 絵本在庫の混乱
絵本を定期的に仕入れても、紙やエクセルベースでの在庫管理では、どの絵本がどこにあり、誰が利用しているのかをつかむのが難しくなります。定期購買で導入した大量の絵本が現場で活用される際、在庫の一元管理ができていないと混乱が生じ、トラブルの原因となります。
2. 貸出・返却の手間
手動での貸出・返却処理は、定期購買で大量に購入した絵本の管理において、現場スタッフの大きな負担となります。重複貸出、返却漏れ、教材の損傷など、管理ミスが起こりやすい状況が続くと、利用者へのサービス品質も低下してしまいます。
おすすめの貸出管理システム「カシカン」の紹介
カシカンとは？
「カシカン」は、貸出管理を効率化するために開発されたクラウドベースのシステムです。教育機関や企業、公共施設など、さまざまな場面で活用されています。
カシカンがもたらす解決策
1. リアルタイム在庫管理で混乱を解消
カシカンはクラウドベースのシステムを採用しているため、定期購買で導入された絵本の在庫状況や貸出状況が、常に最新の状態で確認できます。これにより、どの絵本がどこで利用されているかを即座に把握できるので、管理の混乱を未然に防止します。
2. 自動化された貸出・返却処理
バーコードやQRコードの読み取り機能を活用し、貸出や返却の処理を自動化。カシカンは、手作業によるミスを大幅に削減し、返却漏れを防ぐリマインダー機能も搭載しています。これにより、定期購買で揃えた絵本を、スムーズで正確な管理が可能となり、現場の負担を大幅に軽減します。
3. 一元管理で情報共有も完璧
カシカンのシステムでは、利用者情報、貸出履歴、在庫データなど、すべての管理情報が一つの画面に統合されます。これにより、保育園内だけでなく、関連施設間での情報共有が容易になり、急なイベントや利用変更にも迅速な対応ができる環境が整います。
カシカンのポイント
- 効率性 定期購買した大量の絵本を、リアルタイムで正確に管理。見逃しがないので、無駄な発注や不足を防止します。
- 信頼性 自動化された貸出・返却処理により、ミスが起こりにくいシステムを実現。安心して教材管理ができるのが、カシカンの大きな強みです。
- 使いやすさ 直感的なユーザーインターフェースにより、ITに不慣れなスタッフでも簡単に操作可能。少ない研修でスムーズに運用がスタートできます。
- 多機能性 絵本だけでなく、その他の教材や備品も一元管理できるため、施設全体での共有運用が実現。定期購買の運用効率だけでなく、全体の教育環境向上にも直結します。
カシカンで出来ること
ここからは、図書管理業務に役立つ、カシカンの機能をご紹介していきます！
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. 書籍の検索機能
カシカンでは、登録済みの書籍を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は書籍の在庫管理などをする時に役に立ちます。
4. 書籍のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、書籍を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
6. 会員証作成機能
カシカンでは、グループページへのログインリンクをQR化してプリントできます。会員証を活用すれば、たとえ一台の端末でもカシカンをみんなで使えます。アカウント登録不要の会員証も発行可能で、メールアドレスは不要です。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
このようなカシカンの機能を活用することで、図書管理業務の簡略化・効率化が期待できます。
まとめ
カシカンの貸出管理システムは、定期購買で導入した大量の絵本を、リアルタイムで管理し、自動化されたプロセスにより運用の負担を大幅に軽減します。保育園や図書館、児童館など、すべての子どもたちに質の高い読書体験を提供するために、ぜひカシカンの導入をご検討ください。これにより、現場は忙しい管理業務から解放され、本来の教育やサービスの向上に専念できるようになります。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
