はじめに
秋といえば「芸術の秋」。美術館や博物館に行って、じっくり作品や展示を楽しむ時間を過ごす方も多いのではないでしょうか。最近は紙のパンフレットだけでなく、タブレット端末を貸し出して、映像・音声・多言語解説を楽しめる施設も増えてきました。
ただしこの「タブレットガイド」、便利な反面、「誰に貸したか分からなくなる」「返却忘れが多い」「台帳での管理がごちゃごちゃする」など、運営側には意外と悩みが多いんです。そこで今回は、タブレットガイドの貸出をスムーズにする方法についてお話しします。
よくある課題
タブレットを紙やExcelで管理している場合、現場ではこんな困りごとが…
- 来館者に貸し出したことを記録し忘れる
- 数が合わず、返却状況を確認するのに時間を取られる
- 混雑時に貸出処理で列ができてしまう
- 多言語の案内資料を配布する手間が減らせない
特に秋のシーズンは来館者数も増えるため、こうした管理の負担がより大きくなります。
デジタルで貸出管理をするとどう変わる？
ここで役立つのが「貸出管理システム」です。タブレットガイドのような機材をデジタルで管理すれば、スタッフの負担も大きく減らせます。
1. 貸出状況がリアルタイムで分かる
今誰が借りているのか、返却期限はいつなのかが一目で把握でき、探す手間がゼロに。
2. 貸出・返却がワンタッチで完了
QRコードを読み込むだけで処理ができるので、行列もできにくく、来館者にもストレスがありません。
3. 履歴を自動で記録できる
「今月は何台使われたか」「外国語で利用された割合」などがデータ化でき、今後のサービス改善に役立ちます。
4. スタッフ全員が情報を共有できる
誰がどの端末を持ち出したか、全員が同じ画面で確認可能。担当が交代しても安心です。
実際の利用イメージ
例えば、美術館に来た方が受付で「英語ガイドありますか？」と聞いたとします。
システムがあれば、スタッフは空き状況をスマホやPCで即確認。QRコードを読み取れば貸し出し処理が終わり、そのまま来館者に端末を渡せます。
返却時もQRを読み込むだけで処理完了。あちこちの記録台帳を探す必要はありません。
おすすめのシステム「カシカン」
無料から使える貸出管理サービス「カシカン」なら、美術館や博物館の現場でもすぐに導入できます。導入のハードルが低いので、中規模の施設から地域の博物館まで幅広く使えるのがポイントです。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
芸術の秋は、多くの人にとって「新しい作品と出会う楽しみ」のシーズン。でもその裏で、スタッフが貸出処理に追われてしまってはもったいないですよね。タブレットガイドをデジタルで管理すれば、運営側は効率化、来館者はスムーズな体験、と双方にとってうれしい仕組みになります。この秋は貸出管理システムを導入して、芸術の秋をもっと快適に楽しめる美術館・博物館運営を始めてみませんか。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
