貸し出し物品管理の課題とその解決法
貸し出し物品には、スマートフォンやパソコンなどのオフィス機器や、椅子やテーブルなどの家具類、スポーツ用具やゲーム機、遊具などのレクリエーション用品や、本などの書籍、他にも様々なモノがあります。貸し出す物品の種類や数、利用者の増加につれて、一つ一つの物品を正確に管理することは大変になっていきます。
今回の記事では、そんな貸し出し物品管理において大変なことを4つ挙げ、その解決法と、おすすめの物品管理システムをご紹介していきます！
貸し出し物品管理において大変なこととは？
1. 物品の利用状況の確認
貸し出し物品が誰に貸出中で、どの物品が返却済みなのか、といった管理は物品ごとに貸出・返却予定日が変わってくるため、非常に大変です。
2. 貸し出し物品の返却が遅延している場合の対応
貸し出した物品が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して返却を催促する通知を送るなどの対応が必要になります。
3. 物品の登録や更新作業
新しく貸し出す物品の登録や、物品の情報を更新する作業は、物品の種類・数が増えるにつれて、大変になっていきます。
4. ヒューマンエラーの発生
これまでに挙げた業務を手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れなどが発生してしまう可能性があります。
解決法とおすすめの物品管理システム
以上の4つの大変なことを解決するには、物品ごとに管理者を設定したり、貸出簿やチャットで報告するなどの方法があります。しかし、これらの方法では、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「物品管理システム」の導入です！物品管理システムを活用することで、以上に挙げた4つの大変なことを解決することが出来ます！他にも、業務効率の向上やコスト・労力の削減も期待できます。
とはいえ、数ある物品管理システムの中からどれを選べば良いか迷ってしまったり、システムの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様におすすめの物品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の物品管理システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。また、登録できる物品の数にも制限がありません。
ここからは、「カシカン」の物品管理に役立つ機能や、他の物品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを活用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の物品管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約3万円～30万円ほど必要になります。また、価格が安いプランを選ぶと機能が制限されたり、登録できる物品や利用者数が限られてしまうことが多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる物品の数にも制限がありません。また、物品を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
物品管理システムの中には、スマートフォンから物品管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから物品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 物品の利用状況の確認
カシカンでは、登録した物品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの物品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで効率的な物品管理を目指そう！
今回は、物品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも物品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
