貸出物管理の課題とその解決法
貸出物の中には、書籍類やスマートフォンなどの電子機器、スポーツ用品やゲーム機など、様々な物品があります。これらのような物品を貸し出すことで、コストの削減や社員の仕事へのモチベーションの向上、業務全体の効率化など、たくさんのメリットを得ることが出来ます。しかし、一つ一つの貸出物を適切に管理することは難しく、貸出物の数や種類、利用者の増加にともなって、大変になっていきます。
今回の記事では、そんな貸出物管理における課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの物品管理システムをご紹介していきます！
貸出物管理における課題とは？
1. 貸出物の登録や更新作業
新しく貸し出す物品を登録する時や、貸出物の情報を更新する作業は、貸出物の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
2. 貸出物の利用状況の確認
貸出物の予約が重複していないかの確認や、どの物品が誰に貸出中で、どの貸出物が返却済みなのか、といった管理は物品ごとに貸出・返却予定日が変わってくるため、非常に大変です。
3. 貸出物の返却が遅延している場合の対応
貸出物が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して通知を送るなどの対応が必要になってきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や貸出物が紛失・破損していないかの点検作業などを、手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの物品管理システム
これら4つの課題を解決するには、貸出物ごとに管理者を設定したり、貸出簿や共有チャットで報告するなどの方法があります。しかし、これらの方法では、ヒューマンエラーの発生や、業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「物品管理システム」の導入です！物品管理システムを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、貸出物の紛失・盗難防止や業務効率の向上、コスト・労力の削減も期待できます。
とはいえ、多くの物品管理システムは導入・運用に費用がかかってしまいますし、どのシステムが合っているか分からない…などの悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの物品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の物品管理システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の貸出物管理に役立つ機能や、他の物品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 貸出物の一括登録
カシカンでは、登録したい貸出物が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを活用した貸出管理
カシカンでは、QRコードを活用して貸出管理ができます。印刷したQRコードを貸出物に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の貸出物から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 貸出物のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 貸出物の検索機能
カシカンでは、登録済みの貸出物を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリットとは？
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の物品管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、システムの初期導入費に20万円～100万円以上かかるものであったり、月額約3万円～30万円ほど必要になるシステムがあります。価格が安いプランを選ぶと機能が制限されたり、登録できる物品や利用者数が限られてしまうことが多々あります。また、公式ページに値段が記載されていない、という場合も多くあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる物品の数にも制限がありません。また、物品を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
物品管理システムの中には、スマートフォンから貸出管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから貸出物の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 貸出物の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、登録した貸出物の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの物品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：物品管理システム「カシカン」で効率的な貸出管理を目指そう！
今回は、物品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも貸出物管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
