持ち出し備品管理においての課題と解決法
持ち出し備品を適切に管理することで、備品の紛失防止やコストの削減、業務効率の向上など、様々なメリットを得ることが出来ます。しかし、持ち出し備品の数や種類、利用者の増加にともなって、一つ一つの備品を適切に管理することは難しくなっていきます。
今回の記事では、持ち出し備品管理においての課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの管理アプリについて、ご紹介していきます！
持ち出し備品管理においての課題とは？
1. 備品の登録や更新作業
持ち出し備品を新しく追加する時や、備品の情報を更新する作業は、備品の数や種類、利用者の増加につれて、大変になっていきます。
2. 持ち出し備品の利用状況の確認
持ち出し備品の予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日の管理は、備品ごとに変わってくるため、一つ一つ正確に管理することはとても大変です。
3. 持ち出し備品の返却が遅延している場合の対応
持ち出し備品が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して通知を送るなどの対応が必要になってきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、持ち出し備品の在庫管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れなどが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの持ち出し備品管理アプリ
これらの4つの課題を解決するには、備品ごとに管理者を設定したり、備品の貸出・返却の際に貸出簿や社内チャットで報告するなどの方法があります。しかし、これらの方法では、コスト・労力の増加やヒューマンエラーの発生、業務効率の低下などに繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「持ち出し備品管理アプリ」の導入です！持ち出し備品管理アプリを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！さらに、コスト・労力の削減や備品の紛失防止、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、多くの持ち出し備品管理アプリの導入・運用には費用がかかってしまいますし、どのアプリやシステムが自社に合っているか分からない…などの悩みがあるかと思います。そんな皆様に特におすすめなのが、持ち出し備品管理アプリ「カシカン」です！カシカンは他の持ち出し備品管理アプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の持ち出し備品管理に役立つ機能や、他の持ち出し備品管理アプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを活用した持ち出し備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して持ち出し備品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、持ち出し備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 持ち出し備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、持ち出し備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 持ち出し備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品持ち出し管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
持ち出し備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから持ち出し備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 持ち出し備品の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、持ち出し備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。これにより、持ち出し備品の紛失や不正利用を防ぐことが出来ます。
まとめ：カシカンで持ち出し備品管理を効率化！
今回は、持ち出し備品管理アプリ「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも持ち出し備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なアプリがたくさんあります。しかし、アプリを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
