備品管理業務を改善・効率化する方法！
備品管理を適切に行うことで、社員の仕事へのモチベーションアップやコストの削減、業務全体の効率化など、たくさんのメリットを得ることが出来ます。しかし、社員に貸し出す備品の種類は様々で、備品を利用する人数が増えるにつれて、一つ一つを正確に管理することは難しくなっていきます。
今回の記事では、そんな備品管理においての課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの備品管理ツールについて、ご紹介していきます！
備品管理においての課題とは？
1. 備品の登録や更新作業
新しく貸し出す備品の登録や、備品の情報を更新する作業は、備品の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
2. 備品の予約・貸出・返却管理
備品の貸出予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日は備品ごとに変わってくるため、正確に把握することは非常に大変です。
3. 備品の返却が遅延している場合の対応
貸し出した備品が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して通知を送るなどの対応が必要になってきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、備品の在庫管理、棚卸しなどを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの備品管理ツール
以上の4つの課題を解決するには、備品の貸出・返却の際に社内チャットで報告したり、貸出簿の設置、備品ごとに管理者を設定するなどの方法があります。しかし、これらの方法では、備品が紛失・盗難にあってしまった場合に気付くのが遅れたり、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめなのが「備品管理ツール」の導入です！備品管理ツールを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、ツールを用いることでストレス・コストの削減や、業務全体の効率化も期待できます。
とはいえ、どの備品管理ツールが自社に合っているか分からなかったり、ツールの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの備品管理ツールが「カシカン」です！カシカンは他のツールやシステムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の備品管理に役立つ機能や、他の備品管理ツールよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。これにより、利用者は使いたい備品を探す時に、管理者側も在庫管理や棚卸しをする際に役立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリットって？
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品管理ツールの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、ツールやシステムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費は無料でも、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうツールもあります。また、公式ページに値段の記載がないことも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のツールやシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
備品管理ツールの中には、スマートフォンから備品管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで備品管理の効率化を目指そう！
今回は、備品管理ツール「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なツールやシステムがたくさんあります。しかし、ツールを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
