貸出管理の課題とその解決法とは？
貸出物の管理を適切に行うことで、社内備品の紛失防止やコストの削減、業務効率の向上など、様々なメリットを得ることが出来ます。しかし、貸出物の数や種類、利用者の増加にともなって、適切に管理することは難しくなっていきます。
今回の記事では、そんな貸出管理における課題を4つ挙げ、その解決法と、管理におすすめのフリーソフトについてご紹介していきます！
貸出管理における課題
1. 貸出物の登録や更新作業
新しい貸出物を追加する時や、貸出物の情報を更新する作業は、貸出物の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
2. 貸出物の利用状況の確認
貸出物の予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日の管理は、貸出物ごとに変わってくるため、一つ一つ正確に管理することはとても大変です。
3. 貸出物の返却が遅延している場合の対応
貸出物が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して返却を催促する通知を送るなどの対応が必要になります。
4. ヒューマンエラーの発生
これまでに挙げた業務を手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れなどが発生してしまう可能性があります。
解決法とおすすめのフリーソフト
これらの4つの課題を解決するには、貸出物ごとに管理者を設定したり、貸出・返却の際に貸出簿やチャットで報告するなどの方法があります。しかし、これらの方法では、コスト・労力の増加やヒューマンエラーの発生、業務効率の低下などに繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「貸出管理ソフト」の導入です！貸出管理ソフトを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！さらに、コスト・労力の削減や業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、多くの貸出管理ソフトは導入・運用に費用がかかってしまいますし、どのソフトが合っているか分からない…などの悩みがあるかと思います。そんな皆様に特におすすめなのが、貸出管理フリーソフト「カシカン」です！カシカンは他の貸出管理ソフトとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、フリーソフト「カシカン」の貸出管理に役立つ機能や、他の貸出管理ソフトよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンの機能
1. 貸出物の一括登録
カシカンでは、登録したい貸出物が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接貸出物の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸出物の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 貸出物のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
4. 貸出物の検索機能
カシカンでは、登録済みの貸出物を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
5. QRコードを活用した貸出管理
カシカンでは、QRコードを活用して貸出管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の貸出管理ソフトの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、初期導入費に約20万円～100万円以上かかるものであったり、月額約5万円～30万円ほど必要になってくるソフトもあります。また、ソフトの導入・運用費用が公式ページに記載されていないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。他にも、値段の低いプランを選ぶと、使える機能や登録できる貸出物の数、利用者数が制限されてしまう場合もあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる貸出物の数にも制限がありません。また、貸出物を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
貸出管理ソフトの中には、スマートフォンから貸出管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから貸出物の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 貸出物の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、登録した貸出物の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの貸出物が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで貸出管理をラクラクに！
今回は、貸出管理フリーソフト「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも貸出管理業務をストレスフリーかつ、効率化してくれる、便利なソフトがたくさんあります。しかし、ソフトで実際に貸出管理をしてみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
