はじめに
秋といえば運動会や体育祭のシーズン。クラスごとのリレーや演技、係活動などでグラウンドや体育館がにぎわい、学校全体が盛り上がる時期です。しかし、その裏では教員や係の生徒を悩ませる大きな課題があります。それが、「スポーツ用品や備品の貸出・返却管理」です。玉入れのカゴ、バトン、縄跳び、テント、ゼッケン、ストップウォッチ…誰がどの備品を借りて、いつ返すのか管理できないと「どこにあるの？」と探し回ることになり、本番直前に慌てる原因にもなります。
そこで今回は、体育祭シーズンをスムーズに運営するためのスポーツ用品貸出管理の方法をご紹介します。
従来の貸出管理の課題
運動会準備では、紙やExcelを使った貸出管理が一般的ですが、次のような課題が多く発生します。
- 記録が更新されず、借りた人が分からなくなる
- 本番直前に備品が見つからず混乱する
- 借りたい備品が重複して申請されてしまう
- 管理を担当する先生や生徒の負担が大きい
こうした問題は「忙しいシーズン」ほど増え、時間を取られる大きな要因になってしまいます。
デジタル貸出システムを導入するメリット
デジタルで貸出管理を行うと、運動会の備品管理がぐっとスムーズになります。
1. 誰がどの備品を使っているか一目で分かる
スマホやPCで状況がリアルタイムに確認でき、探す手間がなくなります。
2. 貸出・返却が簡単に処理できる
台帳に名前を書かなくても、QRコードを読み込むだけで貸出・返却が記録されます。
3. 複数の担当者で管理できる
教員だけでなく、図書委員や体育委員など生徒が分担して管理可能。共同作業も円滑になります。
4. 履歴・データが残る
「昨年はどの備品が何回使われたか」といった履歴が残るので、翌年の準備が効率的になります。
利用シーンの具体例
- 体育倉庫にある運動会用品（玉入れカゴ・ライン引き・ストップウォッチ）
- リレーに使うバトンやゼッケン
- テントや放送機材など本番で必須の備品
- クラス演技で使用する特別な道具
これらを一元的に登録しておけば、借りるときに探すストレスがなくなります。
おすすめのシステム「カシカン」
「カシカン」は無料から使えるクラウド型貸出管理サービスで、学校行事にもすぐに導入できます。導入コストゼロで、すぐに現場にフィットさせられるのがポイントです。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
運動会や体育祭は「生徒の思い出」に残る大事な学校行事。その一方で、教員や係生徒にとっては準備や備品管理が大きな負担になりがちです。貸出管理をデジタル化すれば、「探す・記録する手間」から解放され、本番に集中できる環境 を作ることができます。今年の体育祭は「備品管理のストレスゼロ」で、もっと楽しく安心して運営してみませんか。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
