はじめに
現代のビジネス環境では、リモートワークやテレワークが一般的となり、WEB会議の重要性はますます高まっています。しかし、会議用の機器を新たに揃えるには多くのコストがかかることも事実です。そこで、今回は「貸出管理」を活用し、WEB会議用の物品を低コストで運用する方法についてご紹介します。
web会議物品の貸出管理
貸出管理とは、ビジネスや教育機関などで使用される機器や物品を予約し、利用状況を管理する方法です。特にWEB会議の際に利用されるカメラ、マイク、スピーカー、ヘッドセット、ラップトップなどの機器を効率的に運用するためには、この方法が大変有効です。資産管理システムや専用アプリを使用することで、複数のユーザー間での重複を避け、必要な時に必要な機器を確保することができます。
貸出管理のメリット
1. コスト削減
企業全体として必要な機器の数を最低限に抑え、余分な購入を避けることができます。必要に応じて貸し出しを行うため、多くの機器を一度に購入する負担が軽減されます。
2. 効率的な利用
貸出システムを利用することで、機器の利用状況が可視化され、効率的な運用が可能となります。誰がいつどの機器を使用しているかを把握できるため、無駄な時間やコストを削減できます。
3. 管理の簡素化
機器の状態や使用履歴を一元管理できるため、メンテナンスやアップグレードのタイミングも見逃さずに済みます。各機器の稼働状況や故障の早期発見にも役立ちます。
導入方法
1. ニーズの把握
まず、自社のWEB会議で頻繁に使用する機器をリストアップし、それぞれの利用頻度を把握します。どの機器がどれくらいの人数に必要かを予測することで、適切な数量を用意することができます。
2. 貸出システムの選定
市場には多くの貸出管理システムが存在します。自社の規模やニーズに合ったシステムを選びましょう。無料トライアルやデモを活用して、自社に最適なシステムを選定すると良いでしょう。
3. ルールの設定
利用ルールや貸出フローを整備します。例えば、貸出期間、返却時の確認事項、故障時の対応など、詳細なルールを設定することでトラブルを防ぎます。
4. スタッフのトレーニング
新たなシステム導入時には、利用するスタッフへのトレーニングが不可欠です。使用方法やトラブル対応についてしっかりと説明し、スムーズな運用をサポートします。
おすすめの貸出システム
今回おすすめしたいのは、「カシカン」というシステムです。このシステムは、直感的なユーザーインターフェースで誰でも簡単に利用でき、初めて貸出管理システムを導入する企業にも最適です。何よりも嬉しいのは、無料プランから利用可能である点です。24時間いつでも予約や返却の確認ができるので、柔軟な運用が可能です。以下にメリットや機能をご紹介していきます。
カシカンのメリット
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の機材を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。機材が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3. 貸出物の画像を登録できる
画像をアップロードするか、カメラで撮影することもできます。貸出物の情報をより詳しく、鮮明に紹介することができます。画像を含めて、カシカンでは非常に簡単に貸出物を登録できます。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
実際の運用例
ある中規模の企業では、「カシカン」を導入することで、WEB会議用の機器費用を約30%削減することができました。これまで社員個別に用意していたラップトップやヘッドセットを、必要に応じて貸し出す形式に変更した結果、無駄なコストが大幅に削減され、さらに機器の劣化や故障も減少しました。
まとめ
WEB会議はビジネスの効率化に欠かせないツールですが、そのための機器類のコスト管理は無視できません。「カシカン」を活用することで、これらの物品を低コストで効果的に運用し、企業全体の生産性を向上させることができます。ぜひ、自社の状況に合わせて導入を検討してみてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
