はじめに
社用車、備品、会議用機材、図書など、企業や学校で日々利用される資産を管理するために、多くの現場で活用されているのが 「貸出簿テンプレート」 です。ExcelやWordで作成されたテンプレートを印刷して紙で記入したり、PC上で一覧表として利用したりと、小規模な運用であれば便利な方法です。しかし、利用規模が大きくなるにつれてこんな課題も出てきます。
「貸出簿テンプレート」の課題
1. 記入漏れ・入力ミス
テンプレートに手動で入力する場合、記入忘れやデータの抜け漏れが起こりやすい。
2. リアルタイム性がない
「誰が、どの備品を借りているのか」を即座に把握できず、確認に時間がかかる。
3. 返却忘れの防止ができない
紙やExcelのテンプレートだけでは、返却日を自動で通知する仕組みがなく、延滞が発生しやすい。
4. 集計が手作業
利用履歴の集計や分析に手間がかかり、改善につなげにくい。
クラウド活用で「貸出簿」を進化させる
こうした課題を解決する手段として、近年注目されているのが クラウド型の貸出管理システム です。クラウドの仕組みによって以下のようなメリットを実現できます。
- 二重予約防止：常に最新の貸出状況を共有
- リマインダー通知：返却日を自動通知して延滞を防止
- 一括登録機能：多数の備品や車両もまとめて登録可能
- QRコードでのチェックイン：物品から直接予約＆返却登録
クラウドサービスの具体例
例えば、クラウド貸出管理サービスの 「カシカン」 は、従来の「貸出 簿 テンプレート」を置き換えるツールとして多くの現場で活用されています。
「カシカン」を使うメリット
1. 初期費用ゼロ
- 初めてシステム導入を検討する中小企業や団体に最適
- 無料プランからスタートし、必要に応じて有料プランへのアップグレードが可能
2. シンプルで直感的な画面設計
- 誰でも簡単にデータ入力や検索ができるため、操作方法の学習コストが低い
- 一括登録機能を使えば、大量のデータを迅速に取り込むことが可能
3. 必要な基本機能は十分に搭載
- 在庫管理、貸出・返却管理、リマインダー機能、レポート作成など、貸出業務に必要な機能が網羅されている
- アプリ内で顧客データや物品情報の一元管理ができ、業務全体の最適化が図れます
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
「貸出 簿 テンプレート」は、シンプルな管理方法として便利ですが、規模が拡大すると限界が見えてきます。これからは「書き込む管理」から「デジタルで自動化する管理」へ移行することで、人的ミスを防ぎ、コストを削減し、業務効率を飛躍的に向上 させることができます。まずは無料で試せるクラウドサービスを導入し、従来のテンプレート管理から一歩先へ進んでみませんか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
