就活生の成功を支える裏側：キャリアセンターの「見えない負担」を解消するには

2025年11月17日月曜日

はじめに

大学のキャリアセンターや学生支援課は、学生の将来を左右する重要な役割を担っています。特に近年、採用活動のオンライン化が進んだことにより、学生が安心して就職活動に取り組めるよう、環境と備品のサポートが必須となっています。

「パソコンを持っていない」「静かにWeb面接を受けられる場所がない」といった学生の具体的な悩みに対し、大学は空き教室やパソコンの貸し出しといった設備提供を通じて支援を行っています。また、リクルートスーツの無料レンタルキャンペーンなど、金銭的・物理的な負担を軽減する取り組みも見られます。

大学が直面する業務DXと「管理のムダ」

こうした学生サービスの充実は不可欠ですが、サービスを提供する事務職員の方々の業務負担が増大している側面も見過ごせません。

現在、多くの大学で業務の効率化やデジタル化（DX）が推進されています。これは、教職員のコア業務（教育や研究）に集中できる時間を取り戻すため、事務作業の最適化を目指す取り組みです。例えば、教室・会議室予約のオンライン化、各種申請の電子化、さらにはAIチャットボットを導入して学生からの問い合わせ対応を一本化する試みなど、広範な改革が行われています。

しかし、大規模なシステム改修の裏側で、日々の「備品の貸し借り管理」という地道な業務に、依然として大きな手間がかかっているケースは少なくありません。

就職活動を支える必須アイテム：変動する「就活支援備品」の需要

オンライン化が加速する現代の就職活動において、大学のキャリアセンターや学生支援課が提供する備品は、学生が公平な環境で活動を遂行するために不可欠な資産です。これらの「就活支援備品」は、選考時期や学生のニーズに応じて、その時々で必要とされる数が大きく変動します。具体的には、以下のような多岐にわたる物品が該当します。

コアなデバイス: Web面接や録画面接の品質を左右する高品質なタブレット や高性能なノートPC（パソコン） など、安定した環境で利用できる端末機器。
通信環境: 自宅のWi-Fi環境が不安定な学生や、遠方での選考に臨む学生をサポートするためのモバイルルーター（モバイルデータ通信機器）。
面接用アクセサリ: 映像や音響のクオリティを向上させる高感度マイクやヘッドセット（音響機器）、手振れを防止し適切な画角を確保するためのスマホ/タブレット用スタンドや三脚、さらに顔色を明るく見せるためのリングライトや照明器具。
事務・資料用備品: エントリーシートや応募書類を扱うためのプリンターやスキャナ。
身だしなみ支援: 学生の金銭的負担を軽減するため、急な選考にも対応できるように用意されるリクルートスーツ や、それに付随するネクタイ、パンプス、バッグなどの周辺小物。

キャリアセンターの事務業務において、これらの物品一つ一つについて、「誰が」「いつからいつまで」「どの個体を」借りているかを、リアルタイムで正確に把握しておくことが、サービス品質を維持し、管理者の負担を軽減する上で極めて重要となります。大学でもメディアセンター機材のセルフ貸出サービスなど、DXによる業務最適化の取り組みが進められています。

紙の台帳の課題

もし、これらの管理を紙の台帳や共有のファイル（Excel/CSV形式など）に頼っている場合、次のような非効率な問題が常に発生します。

在庫のリアルタイム把握の困難さ：「借りたい」という学生からの問い合わせに対し、職員が即座に在庫状況（空き状況や予約状況）を視覚的に確認できない。
督促業務の負担： 返却期限を過ぎた物品がないかを確認し、個別に連絡（督促）する作業に、多くの時間が費やされる。
重複管理の危険性： 物品を登録する際に、誤って二重に登録してしまうミスを防ぎたい。
煩雑な貸出/返却手続き： 学生に物品を手渡す際や返却を受ける際に、個体ごとにラベルをスキャンしたり、正確な記録を残したりする作業が煩雑になる。

これらの「探す・記録する・連絡する」といった小さな手間の積み重ねは、職員が学生の相談対応やキャリア指導といった本来注力すべきコア業務から時間を奪う原因となってしまいます。

キャリアセンターの課題を解決する「カシカン」の力

大学の事務業務DXの成功事例が示す通り、効率化の鍵は「現場のニーズに合った、シンプルで導入しやすいモバイルファーストなシステム」にあります。

この「貸し借り管理」に特化し、煩雑な手間を徹底的に削減することを目指したシステムが、カシカンです。

カシカンは、スマートフォンやタブレットからの操作を前提としたシステムです。キャリアセンターの職員がデスクを離れていても、あるいは学生自身が窓口に来る前に、貸出物の状況をリアルタイムで確認・予約できる環境を提供します。

カシカンがもたらすストレスフリーな支援環境

1. リアルタイムな「見える化」で問い合わせを削減

学生はスマホから、どのPCやタブレットがいつ空いているかをカレンダー表示で視覚的に把握し、そのまま予約できます。職員は「今、誰が借りているか」「次にいつ空くか」を一目で確認できるため、頻繁な在庫確認の問い合わせ対応から解放されます。

2. QRコード連携によるスムーズな運用

就活支援備品に印刷したQRコードを貼付しておけば、貸し出し時や返却時にスマホのカメラでスキャンするだけで、即座に登録手続きが完了します。これにより、手入力によるミスを防ぎ、貸出業務を正確かつ効率的に行えます。

3. 自動リマインダーで督促業務から解放

カシカンに搭載されたリマインダー機能により、返却予定日の前日や当日に、利用者である学生へ自動的に通知が送られます。これにより、職員は未返却分の督促連絡に時間を割く必要がなくなり、「期限管理」の負担が大幅に軽減されます。

4. 導入の障壁が低い柔軟なスタート

カシカンは、無料のフリープランから利用を開始できます（メンバー数25人まで）。まずは小規模な学生支援チーム内や特定の備品群から試用を始め、その効果を確認しながら本格的な運用へと移行することが可能です。また、物品が大量にある場合でも、ファイルデータ（CSV形式など）から情報を一括登録できるため、初期設定の負荷も軽減されます。

カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。

学生が就職活動に集中できるよう、キャリアセンターはバックヤードの効率化を追求する必要があります。カシカンは、煩雑な備品管理をシステムに任せることで、事務職員が「貸し借りの確認」ではなく、「学生の未来をサポートする」という本来の使命に集中できるよう支援します。