はじめに
この記事では社内の技術書やマニュアルの管理に頭を悩ませている方に、手軽かつ効率的な方法をご紹介します。無料のおすすめアプリもご紹介しますので、是非最後までご覧ください。
なぜ技術書・マニュアルの貸出管理が必要か？
技術書やマニュアルは、社員が最新の知識やスキルを習得するための貴重なリソースです。しかし、これらの資料は頻繁に貸し出しされることが多く、誰が持っているのか、返却期限はいつなのかを把握するのは一苦労です。特に中小企業やスタートアップでは、専用のライブラリシステムを使う余裕がないことも多いでしょう。
社内図書貸出管理のコツ
社内で技術書やマニュアルなどの書籍を効率的に管理することは、社員の教育や知識の共有にとって非常に重要です。しかしながら、貸し出しや返却の管理が手間取ることも多いでしょう。ここでは、そのプロセスをスムーズにするいくつかのコツをご紹介します。
1. 一元管理システムの導入
まず、効果的な管理には一元管理システムが欠かせません。無料アプリ「カシカン」などを活用することで、貸出・返却の情報を一箇所で管理できます。バーコードスキャン機能や自動通知機能を持つアプリを使えば、手動でのミスを減らし、効率をアップすることができます。
2. 明確なルールの設定
次に、貸出と返却のルールを明確に設定することが大切です。例えば、貸出期間や延滞時の対応などを事前に決めておきましょう。全社員にそのルールを共有し、徹底して守るように促します。
3. 見える化の活用
誰がどの書籍を借りているかを「見える化」することで、管理が格段に楽になります。これは物理的な掲示板でも良いですし、オンラインのスプレッドシートでも構いません。進捗や貸出状況を全員がリアルタイムで把握できるようにすることがポイントです。
4. 定期的な棚卸し
定期的な棚卸しを行い、書籍の現状を確認する習慣をつけましょう。これにより、紛失や未返却の書籍がないかを早期に確認することができます。半年に一度のペースで行うと良いでしょう。
5. 責任者の配置
貸出管理を担当する責任者を配置することも、一つの方法です。責任者が明確であれば、トラブルが発生した際の対応もスムーズになりますし、全体の進行管理も行いやすくなります。
おすすめのアプリ
社内図書館を設置することは社員や企業にとって様々なメリットを得ることが出来ますが、書籍集めや貸出・在庫管理などの作業が必要になり、時間や労力がどうしても掛かってしまいます。特に書籍の管理を紙媒体やオフラインのエクセルなどで行うと、記入漏れや貸し出した本が返って来ないなど、様々な問題が発生します。 そこで次の章では、社内図書管理業務を手助けする、オンライン貸出管理サービス「カシカン」のご紹介をしていきます！
カシカンの機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 図書のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、図書を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 図書の検索機能
カシカンでは、登録済みの図書を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は蔵書点検などをする時に役に立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した図書のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し図書の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカン導入のメリット
1. 無料で利用可能
カシカンは無料で導入・運用できるため、コストを抑えながら図書館や備品管理を行うことができます。
2. アプリでの利用
スマホアプリとしても提供されており、どこからでも簡単にアクセスして管理が可能です。
3.業務効率化
貸出管理が効率化されることで、社員は本来の業務に集中できます。管理者も手間が減り、業務全体の効率が向上します。カシカンを使うことで、アナログ管理から解放され、オンラインでの予約や管理が簡単に行えるようになります
まとめ
これまで煩雑に感じられていた技術書やマニュアルの貸出管理も、無料アプリを活用することで簡単かつ効率的に行うことができます。上記の手順で実際に試してみてください。皆さんの業務がスムーズに進む手助けになれば幸いです。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
