図書管理業務を効率化する方法とは？
図書の管理は、図書館や企業、大学など様々な場所で必要になる業務です。そして、所有する本の種類や数、利用者などが増えるにつれて、管理が大変になっていきます。そんな図書管理には以下のような課題があります。
・ミスの発生や非効率な管理
新しい本の登録や更新作業、図書の貸出・返却などを手作業で行うと、入力ミスなどが発生してしまいます。また、時間や手間もかかるため、効率化も中々難しくなります。
・大量の書籍の管理
図書管理は、数百〜数万冊の書籍が管理されており、どの書籍を所有しているか、どの書籍が誰に貸し出し中か、どれが返却されたかなどの管理が大変です。
・本の予約・貸出・返却管理
それぞれの本の予約や貸出、返却の業務を、一つひとつ手動で管理することは非常に大変です。本の種類や数、利用者が増えていくと、さらに大変になっていきます。
・本の返却が遅延している時の対応
貸し出した本が期限内に返却されない場合の対応も課題の一つです。遅延していることを利用者に知らせたり、返却を促す仕組みが必要になります。
これらのような課題を解決することは簡単に出来ることではありません。なおかつ、業務の正確さ、効率化を望むとその難易度はさらに高くなります。では、どうすれば解決できるのでしょうか…？それは、「オンライン図書管理システム」を活用することです！
オンライン図書管理システムを活用することで、以上に挙げた課題を解決することが出来ます！また、図書管理システムには様々な便利な機能が備わっているため、図書管理の正確性・業務効率の向上が望めます。とはいえ、どのシステムを選べば良いか迷ってしまったり、システムの導入・運用には費用がかかってしまう…といった悩みをお持ちの方もたくさんおられるかと思います。
そこで、皆様におすすめしたいオンライン図書管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の図書管理システムとは違い、無料で導入できますし、運用にも図書管理に必要な機能は基本的に無料でご利用できます。また、操作性もシンプルで分かりやすいため、すぐにでも使いこなすことが可能です。
今回の記事では、そんなカシカンの機能やメリットについて詳しくご紹介していきます！
カシカンで出来ること
ここからは、図書管理業務に役立つ、カシカンの機能をご紹介していきます！
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. 書籍の検索機能
カシカンでは、登録済みの書籍を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は書籍の在庫管理などをする時に役に立ちます。
4. 書籍のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、書籍を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
このようなカシカンの機能を活用することで、図書管理業務の簡略化・効率化が期待できます。ではなぜ、数ある図書管理システムの中からカシカンをおすすめするのか。次の章では、その理由をご説明します！
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の図書管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、初期導入費に約30万円～100万円、年間サポートに約5万円～20万円ほど必要になるものであったり、月額約5万円～30万円ほど費用がかかってしまうことがあります。それぞれの図書館の規模によって金額は上下しますが、規模が大きくなるにつれて、金額も上がっていくことがほとんどです。
その点、カシカンは無料で導入でき、運用においても基本無料で図書管理が行えます。
2. アプリの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから書籍の予約や返却手続きが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 書籍の利用状況の確認
カシカンでは、書籍の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの書籍が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
カシカン利用者の事例
保育園での絵本貸出管理に「カシカン」を利用。子供が自分で貸出・返却！
課題
保護者の送迎時など忙しい時間に、貸出管理の手間がかかっていた。子供が利用するので、複雑な操作はできない。
活用した機能
【会員証のQRコードで貸出管理】
結果
管理者が会員証を発行して、その会員証のQRコードを使用することで、子供が自分のちからで本の貸出・返却作業を行えるようになりました。CSVやエクセルで会員証を一括で作成することもできるので、管理者の手間も少ないです。保育園での図書の利用が活発になりました。
まとめ：図書管理システムを活用して、業務をラクラクに！
今回は、オンライン図書管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも図書管理業務を手助けしてくれる様々なシステムがありますが、システムを活用して実際に図書管理をしてみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを活用してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
