はじめに
小規模図書館において本の管理は、冊数が多くても紙媒体やエクセルだけで対応するのは限界があります。今回の記事では、小規模図書館向け本管理システムの使い方と、おすすめソリューションと、業務効率の向上や運用の正確性アップに役立つポイントをご紹介します。
本管理システムとは？
本管理システムは、図書館の蔵書情報、貸出状況、返却管理などを一元的に管理できるツールです。従来よりも使いやすさや操作性の向上が期待でき、リアルタイムなデータ管理や自動通知機能により、担当者の手間を大幅に削減します。
以下のメリットが得られます。
1. 業務の自動化と効率向上
- 貸出・返却の予定や実績をシステム上でリアルタイムに管理でき、手入力のミスを防ぎます
- 自動リマインダー機能により、返却忘れや延滞のリスクを事前に通知でき、業務の効率化に寄与します
2. 一元管理で正確な情報共有
- 蔵書情報、貸出履歴、利用者データなどを一カ所で管理でき、部署間での情報共有がスムーズに行えます
- データの集計やレポート作成が容易になり、運用の改善・経営判断に役立ちます
3. 利用者目線の分かりやすい操作性
- 直感的なユーザーインターフェースにより、専門知識がなくても簡単にシステムの操作が可能です
- スマートフォンやタブレットに対応しているため、現場での迅速な対応が実現できます
本管理システムの導入方法
小規模図書館向けに本管理システムを活用する方法は、以下の流れで進めるのが基本です。
1. 蔵書やデータの整理
- 管理対象となる本や資料のリストを作成し、必要な情報（管理番号、タイトル、著者、貸出条件など）を整理する
2. データの一括登録
- エクセルやCSVファイルを利用して、システムに蔵書情報を一括登録します
- 一括登録により、手入力によるミスを防ぎ、作業時間を短縮できます
3. リマインダーや検索機能の活用
- 返却予定日の前日や当日に自動リマインダー通知を設定し、利用者への連絡を確実に行います
- 本の検索やカテゴリー分け機能で必要な情報を迅速に引き出すことが可能です
4. 運用の見直しと改善
- 実際の運用で出た課題を定期的に見直し、システムの設定や管理ルールをアップデートします
- 図書館スタッフ間でフィードバックを共有し、運用効率の最大化を目指します
おすすめソリューション「カシカン」
図書館向けのおすすめ本管理システムとしては、「カシカン」が注目されています。カシカンは無料プランから利用可能で、初めてシステムを導入する図書館でも使いやすく設計されています。
カシカンの特徴
初期費用ゼロで手軽に導入
- 初期費用がかからず、まずは無料プランで基本機能を体験できる
- 必要に応じて、有料プランへのアップグレードが可能
シンプルな操作画面
- 直感的な操作で誰でも簡単にデータ登録や検索ができるので、スタッフの学習コストが低い
- 一括登録機能も搭載されており、多数の蔵書情報をスムーズに取り込めます
必要な機能が一通り揃っている
- 蔵書管理、貸出・返却管理、リマインダー機能、レポート作成など、図書館運営に必要な機能を網羅
- 管理情報の共有が容易なため、スタッフ間の業務効率がアップします
カシカンの機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 図書のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、図書を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 図書の検索機能
カシカンでは、登録済みの図書を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は蔵書点検などをする時に役に立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した図書のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し図書の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
小規模図書館向け本管理システムは、紙媒体やエクセルを使った従来の管理方法から脱却し、業務の自動化と効率化を実現するための強力なツールです。シンプルかつ直感的な操作性により、初心者でも安心して導入できる点が魅力。今回紹介した導入手順やおすすめソリューション「カシカン」の機能を参考に、自館の運用フローに最適なシステムを導入し、今後の図書館運営の改善に役立ててください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
