図書の貸出業務を効率化する方法とは？
図書の貸し出しは、主に公共図書館や学校、大学の図書館、研究機関や企業の図書館など、様々な場所で行われます。図書の貸し出しを行うことで、新しい知識や情報を得られたり、ストレス解消や子供の成長に繋がるなど、多くのメリットがあります。しかし、図書の管理者側にとって貸し出し業務は、本の数や種類、利用者の増加にともなって、大変になっていきます。
今回の記事では、そんな図書の貸し出し業務においての課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめの図書貸出システムをご紹介していきます！
図書の貸し出し業務においての課題
1. 図書の予約・貸出・返却管理
図書館や図書スペースには、たくさんの本が置いてあり、利用者も多いため、一つ一つの本の予約・貸出・返却状況を正確に把握することは非常に大変です。
2. 図書の登録や更新作業
本棚に新しい本を追加する時や、本の情報を更新する作業は、本の数や種類が増えるにつれて大変になっていきます。
3. 図書の返却が遅延している場合の対応
利用者に貸し出した本が返却予定日までに返却されなかった場合、返却を催促する通知を送るなどの対応が必要になってきます。
4. ヒューマンエラーの発生
これまでに挙げた業務を手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れなどが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの図書貸出システム
以上に挙げた4つの課題を解決するには、貸出簿の設置や図書ごとに管理者を設定する、などの方法があります。しかし、このような方法では、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめなのが「図書貸出システム」の導入です！図書貸出システムを活用することで、以上に挙げた4つ課題を解決することが出来ます！他にも、業務にかかる労力・コストの削減や、業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、どの図書貸出システムが合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様におすすめの図書貸出システムが「カシカン」です！カシカンは他の図書貸出システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の図書の貸出管理に役立つ機能や、他の図書貸出システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 図書のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、図書を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 図書の検索機能
カシカンでは、登録済みの図書を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は蔵書点検などをする時に役に立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した図書のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し図書の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
図書館や図書スペースの規模、利用者数によって変わってきますが、カシカン以外の図書貸出システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、システムの初期導入費に約20万円～100万円以上必要になるものや、月額約5万円～30万円ほど必要になるシステムもあります。また、公式ページに値段の記載がされていないシステムもあるため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。同じシステムでも、値段によって機能や登録できる図書・利用者数が制限されてしまう場合もあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる図書の数にも制限がありません。また、図書を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
図書貸出システムの中には、スマートフォンから貸出管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから図書の予約や返却手続き、蔵書管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 図書の利用状況の確認
カシカンでは、図書の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの図書が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで図書の貸し出し業務を効率的に！
今回は、図書貸出システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも図書の貸し出し業務を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません！なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
